Wielu przedsiębiorców latami zostaje w biurze, z którego nie jest zadowolonych, bo boi się „przeprowadzki" dokumentów. Tymczasem zmiana biura rachunkowego to standardowa procedura, którą dobrze zorganizowane biuro przeprowadza za Ciebie. Oto jak wygląda krok po kroku.
Krok 1. Wybierz moment
Formalnie biuro można zmienić w każdej chwili, ale najwygodniej zrobić to na przełomie miesiąca, a najlepiej — na przełomie roku. Zamknięty miesiąc lub rok oznacza czytelną granicę odpowiedzialności: stare biuro kończy rozliczenia do danego okresu, nowe zaczyna od następnego. Unikasz sytuacji, w której dwa biura „dzielą się" jednym okresem rozliczeniowym.
Krok 2. Sprawdź umowę i złóż wypowiedzenie
Zajrzyj do umowy z obecnym biurem: interesuje Cię okres wypowiedzenia (najczęściej miesiąc, liczony od końca miesiąca kalendarzowego). Wypowiedzenie złóż na piśmie lub mailowo — tak, żeby został ślad z datą. Nie musisz podawać powodu.
Krok 3. Podpisz umowę i pełnomocnictwa w nowym biurze
W nowym biurze podpisujesz umowę o prowadzenie księgowości oraz pełnomocnictwa — przede wszystkim UPL-1, czyli pełnomocnictwo do podpisywania i wysyłki deklaracji elektronicznych. Dzięki niemu biuro wysyła za Ciebie deklaracje i JPK bez angażowania Cię w każdą wysyłkę. Jeśli chcesz, aby biuro reprezentowało Cię przed US i ZUS również w innych sprawach (np. podczas kontroli), dochodzi do tego pełnomocnictwo ogólne lub szczególne.
Krok 4. Odbierz dokumentację od starego biura
Po zakończeniu współpracy stare biuro ma obowiązek zwrócić Ci Twoją dokumentację. Upewnij się, że komplet obejmuje:
- księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję ryczałtu za bieżący rok,
- rejestry VAT (zakupu i sprzedaży),
- ewidencję środków trwałych i wyposażenia,
- dokumentację kadrowo-płacową i akta osobowe pracowników,
- potwierdzenia złożonych deklaracji i raportów ZUS,
- dokumenty źródłowe (faktury, rachunki), jeśli były przechowywane w biurze.
W praktyce najczęściej to nowe biuro kontaktuje się ze starym i uzgadnia przekazanie — Ty tylko autoryzujesz przekazanie dokumentów.
Krok 5. Zaktualizuj zgłoszenia
Po zmianie biura trzeba zaktualizować dane o miejscu przechowywania dokumentacji księgowej (wpis w CEIDG) oraz — jeśli stare biuro miało pełnomocnictwa — odwołać je i zgłosić nowe. To kilka formularzy, które nowe biuro przygotowuje rutynowo.
Checklista zmiany biura
- Ustal moment przejścia (przełom miesiąca/roku).
- Złóż wypowiedzenie w obecnym biurze.
- Podpisz umowę i UPL-1 w nowym biurze.
- Autoryzuj przekazanie dokumentacji.
- Zaktualizuj CEIDG i pełnomocnictwa.
- Przekaż nowemu biuru dostępy (np. do systemu fakturowania).
Jak to wygląda w Bonicie
Gdy przechodzisz do nas, formalności bierzemy na siebie: kontaktujemy się z Twoim dotychczasowym biurem, przejmujemy dokumentację, pilnujemy ciągłości rozliczeń i aktualizacji zgłoszeń. Ty podpisujesz komplet dokumentów przy jednej wizycie — stacjonarnie w Olkuszu albo zdalnie.
Myślisz o zmianie biura? Umów bezpłatną konsultację — sprawdzimy Twoją sytuację i zaproponujemy najlepszy moment przejścia.